Ramadan : organiser commandes, livraisons et horaires de son commerce

Pendant le ramadan, la journée d’un commerce change de forme. La matinée est calme, l’après-midi s’accélère, la dernière heure avant le ftour devient un rush, le magasin se vide pendant le repas, puis la soirée repart. Les commandes à l’avance se multiplient : plateaux de chebakia, briouates, msemen, sellou, puis les gâteaux de l’Aïd. Et les livraisons se tassent dans une fenêtre étroite. Ce guide propose une méthode pour ajuster vos horaires, vos commandes, vos livraisons, votre stock et votre équipe, avec les outils de tous les jours. Il complète notre guide pour vendre en ligne avec son commerce au Maroc, qui pose l’organisation d’ensemble de la commande, de la livraison et du retrait.

Qu’est-ce qui change dans la journée d’un commerce pendant le ramadan ?

La quantité vendue sur la journée ne dit pas tout : c’est la forme de la journée qui change. Une grande partie des ventes se concentre sur quelques heures, et toutes les erreurs arrivent dans ces heures-là : file d’attente, commande oubliée, livreur en retard, monnaie qui manque.

Chaque métier le vit à sa façon :

• La boulangerie-pâtisserie vit son pic avant le ftour, avec le pain, le msemen, la harcha et la chebakia, et reçoit des précommandes toute la semaine. La page consacrée aux boulangeries et pâtisseries décrit leurs besoins de caisse.
• L’épicerie voit arriver les courses du ftour en fin d’après-midi, puis celles du shour le soir : dattes, lait, farine, œufs.
• Le café ou le snack réduit souvent son service de journée et vit surtout après le ftour, jusque tard dans la nuit.
• Le traiteur travaille presque uniquement sur commande, avec des retraits et des livraisons à heure fixe.

Regardez votre propre journée avec cette grille : à quel moment la file se forme, à quel moment le téléphone sonne, à quel moment les livreurs partent. C’est sur ces moments que tout le reste doit s’organiser.

Comment ajuster et annoncer ses horaires ?

Commencez par décider de vos horaires par rapport au ftour, et non par rapport à l’heure habituelle d’ouverture. L’heure du ftour change d’un jour à l’autre : une règle simple (« on ferme pendant le ftour et on rouvre après la prière », par exemple) se comprend mieux qu’une liste d’heures.

Fixez ensuite deux heures limites, et tenez-les :

• L’heure limite des commandes à livrer avant le ftour. Au-delà, la commande part après le ftour ou le lendemain.
• L’heure limite des retraits. Un client qui arrive au dernier moment pour retirer sa commande bloque la file du comptoir.

Annoncez-les partout où vos clients vous voient : sur la porte, près de la caisse, dans votre statut WhatsApp, sur votre page de commande et sur votre fiche Google. Et prévoyez à l’avance les journées particulières : la nuit du Destin, les derniers jours du mois et la veille de l’Aïd, où les horaires s’allongent souvent.

Comment prendre les commandes à l’avance sans cahier ?

Le cahier des précommandes est le point faible du ramadan. Écriture illisible, commande notée deux fois, page qu’on ne retrouve plus au moment du retrait : chaque oubli coûte une cliente, et parfois un plateau refait dans l’urgence.

Chaque commande doit contenir les mêmes informations, dans le même ordre :

1. le nom et le téléphone du client ;
2. les articles et les quantités ;
3. le jour et le créneau de retrait ou de livraison ;
4. l’adresse et la zone, si c’est une livraison ;
5. le mode de paiement prévu.

L’idéal est que ces commandes arrivent déjà écrites. Une page de commande en ligne, où le client choisit ses articles aux prix du jour, remplace une bonne partie des appels et des messages vocaux. Le client y paie en espèces, à la livraison ou au retrait : pas de paiement en ligne à gérer. Notre guide pour prendre des commandes en ligne sans créer de site montre comment la mettre en place et la faire connaître.

Regroupez ensuite la production par créneau et non par client : toutes les commandes de chebakia à retirer entre la prière de l’asr et le ftour, puis les suivantes. L’équipe prépare en série, et le comptoir sait à tout moment ce qui doit sortir.

Le fleuriste vit la même pression aux fêtes ; sa fiche de commande de fête peut inspirer celle des commandes du ftour.

Comment organiser les livraisons avant le ftour ?

La livraison du ramadan est une course contre l’horloge, avec des livreurs qui jeûnent eux aussi. Trois règles réduisent la pression :

• Regroupez par zone. Une tournée qui dessert un seul quartier va plus vite que trois allers-retours. Si vos zones et vos frais ne sont pas encore fixés, notre méthode pour fixer ses frais de livraison par zone vous aide à les poser avant le rush.
• Calculez à rebours. Pour chaque zone, fixez l’heure du dernier départ à partir de l’heure du ftour, et refusez poliment les commandes qui arrivent après.
• Promettez une fenêtre, pas une minute. « Avant le ftour » ou « dans l’heure qui précède le ftour » se tient ; une heure précise, rarement. Et un livreur pressé est un livreur en danger.

Reste l’argent. Pendant le ramadan, les livreurs encaissent souvent beaucoup d’espèces en peu de temps. Fixez ce que chaque livreur doit rapporter avant son départ, et rapprochez chaque soir : notre guide sur l’argent rapporté par les livreurs détaille la méthode.

Comment préparer le stock et la production ?

• Regardez vos ventes du ramadan précédent, article par article, si vous les avez. Elles disent mieux que la mémoire ce qui part, et quand.
• Ajoutez les articles de saison avant le premier jour : chebakia au kilo ou en plateau, sellou, dattes en vrac, jus. Mettez-les en avant sur l’écran de caisse, puis retirez-les après l’Aïd.
• Commandez plus tôt auprès des fournisseurs : la farine, le miel, les amandes et le sésame se tendent souvent pendant le mois.
• Suivez les invendus chaque soir. La tentation est grande de produire large ; les pertes, elles, se voient à la fin du mois. Déclarez-les au fil des jours pour retrouver votre marge.

Comment organiser l’équipe pendant le mois ?

Le rush avant le ftour demande beaucoup de bras, au moment où l’équipe elle-même se prépare à rompre le jeûne. Quelques décisions à prendre avant le premier jour :

• Deux équipes plutôt qu’une : une pour la production du matin et de l’après-midi, une pour le rush et la soirée.
• Le ftour de l’équipe : fermer le temps du repas, ou le décaler par roulement. Dans tous les cas, annoncez-le aux clients.
• Un code par personne, saisonniers compris. Un renfort qui encaisse avec le code d’un collègue rend toute vérification impossible le soir.
• Des arrivées et des départs notés, pour savoir qui était là au moment d’un écart de caisse.

La fatigue du jeûne augmente aussi les erreurs de caisse. C’est le mois où la clôture du soir, montant compté contre montant attendu, devient indispensable.

Pour ne rien oublier, voici les huit décisions à prendre la semaine qui précède le premier jour.

Avec Caisse Mahali, qu’est-ce qui aide pendant le ramadan ?

Caisse Mahali est une plateforme de caisse et de gestion pensée pour les commerces du Maroc. Elle n’a pas de réglage propre au ramadan : ce sont les fonctions de tous les jours qui servent, avec leurs limites.

• Commandes en ligne et retrait. La page de commande publique de l’établissement présente le catalogue et les prix à jour ; le client commande en ligne et vient chercher sa commande. Le paiement se fait en espèces uniquement, à la livraison ou au retrait : aucun paiement en ligne. La page ne propose pas de choix de créneau : confirmez l’heure de retrait au client par message.
• Livraison. Zones et frais, affectation du livreur, application livreur, et argent encaissé par le livreur. Le client suit l’avancement de sa commande par le QR de son ticket, ce qui calme le téléphone ; ce suivi en temps réel exige le réseau.
• Stock et pertes. Chaque vente déduit le stock, et la casse, les périmés et les offerts se déclarent avec leur motif et leur auteur.
• Équipe. Chaque employé se connecte avec le code de l’établissement et un PIN à 6 chiffres, avec des droits par rôle. Les arrivées et les départs se notent sans feuille papier ; c’est un pointage seulement, ni paie ni déclaration sociale.
• Chiffres du soir. Le chiffre du jour, la ventilation des ventes et les annulations se consultent à distance.
• Coupure en plein rush. Dans l’application installée, les ventes continuent sans réseau, puis se synchronisent au retour de la connexion. Hors connexion, pas de crédit client, et le suivi en temps réel s’arrête.
• Support. On parle à une personne depuis la caisse, en darija, en arabe ou en français.

Avant le premier jour du mois, écrivez-nous sur WhatsApp : nous regardons avec vous ce qu’il faut préparer dans votre caisse.