Un catalogue et des prix communs à plusieurs établissements : la méthode

Dans la première boutique, le paquet s’appelle « Thé vert boîte moyenne ». Dans la deuxième, « THE VERT GRAND », rangé dans une autre catégorie, avec un autre prix et parfois un code-barres saisi à la main. Tant qu’il n’y a qu’un magasin, ce désordre coûte peu. Dès qu’il y en a deux ou trois, il rend les chiffres illisibles : impossible de savoir quel établissement vend quoi, ni de repérer un prix oublié. Pour la vue d’ensemble d’un logiciel de caisse pour plusieurs magasins, la page dédiée résume les fonctions ; ce guide donne la méthode pour construire un catalogue de référence, décider quels prix sont communs, les diffuser sans écraser le travail de chaque établissement, et garder l’ensemble propre dans la durée.

Pourquoi un catalogue commun change-t-il tout quand on a plusieurs établissements ?

Un catalogue commun n’est pas une question d’ordre pour l’ordre. Il rend quatre services concrets.

• Comparer les ventes. Pour savoir si le thé se vend mieux dans un quartier que dans l’autre, il faut qu’il porte le même nom, dans la même catégorie, partout. Deux noms différents, et la comparaison devient un travail de détective.
• Scanner partout. Un article qui a le même code-barres dans chaque établissement passe au scanner sans surprise. Un code saisi différemment d’un magasin à l’autre finit en article « inconnu » un samedi soir.
• Former une seule fois. Un employé qui passe d’une boutique à l’autre retrouve les mêmes tuiles, rangées de la même façon.
• Parler le même langage que les clients. Un client fidèle qui fréquente vos deux adresses reconnaît ses articles, et remarque aussi un écart de prix qu’on ne lui a pas expliqué.

Comment construire le catalogue de référence ?

Un établissement de référence, une personne responsable

Choisissez l’établissement dont le catalogue servira de modèle, souvent le premier, dont le catalogue est déjà complet, et une personne qui en a la charge. C’est elle qui crée les nouveaux articles, fixe les noms et tranche les doublons. Un catalogue que tout le monde modifie n’a plus de modèle.

Une règle de nommage écrite

Écrivez la règle sur une feuille et appliquez-la sans exception : produit, puis précision, puis contenance ou taille. « Thé vert – boîte moyenne », « Huile de table – grande bouteille », « Chemise lin – bleu ». Pas d’abréviations maison, pas de noms en majuscules un jour et en minuscules le lendemain. Donnez aussi à chaque article son nom en arabe, selon la même règle.

Des catégories identiques, des codes uniques

Les mêmes catégories, dans le même ordre, dans chaque établissement. Un code-barres correspond à un seul article, et un article qui n’a pas de code reçoit un code interne tiré d’une plage réservée : le guide pour scanner ses articles et créer ses codes internes explique comment éviter les conflits.

Avant de diffuser quoi que ce soit, nettoyez le catalogue de référence : doublons, articles morts, prix périmés. Si vous partez d’un catalogue de métier déjà rempli, la méthode pour ajuster un catalogue de départ s’applique ici aussi.

Les mêmes prix dans tous vos magasins, ou un prix par établissement ?

Il n’y a pas de bonne réponse unique, mais il y a une mauvaise : ne rien décider et laisser chaque vendeur ajuster à sa façon. Posez-vous trois questions.

1. Vos clients passent-ils d’un magasin à l’autre ? Si oui, les écarts de prix se remarquent. Gardez au minimum les mêmes prix sur les produits d’appel, ceux que les clients connaissent par cœur : pain, lait, eau, sucre, thé dans une épicerie ; les coupes courantes dans un salon.
2. Vos coûts diffèrent-ils nettement ? Un loyer plus cher, une clientèle de passage, des pertes plus fortes sur le frais : un prix local peut se justifier sur le reste du catalogue.
3. Affichez-vous des prix communs ailleurs ? Une affiche, une page de commande ou une promotion commune engagent le même prix partout.

Quelle que soit la réponse, écrivez la règle : « prix communs sur la liste des produits d’appel, prix libres ailleurs, validés par le responsable du catalogue ». Une règle écrite évite les discussions au comptoir.

Comment diffuser le catalogue sans écraser le travail de chaque établissement ?

Diffuser un catalogue, c’est copier des articles de l’établissement de référence vers les autres. Ce qui voyage : le nom, la catégorie, les variantes, les codes-barres et le prix de départ. Ce qui ne voyage pas : le stock, qui part de zéro, car chaque établissement compte et reçoit sa propre marchandise.

Après la copie, chaque établissement est maître de la sienne. Conséquence pratique : un changement de prix fait plus tard dans l’établissement de référence ne se propage pas tout seul. Il faut donc une routine de changement de prix, tenue par le responsable du catalogue.

• Notez chaque changement sur un registre : date, article, ancien prix, nouveau prix, établissements concernés.
• Appliquez-le dans chaque établissement le même jour, de préférence avant l’ouverture.
• Le lendemain matin, vendez l’article en test dans chaque boutique et vérifiez le prix sur le ticket.

Dernier point : un article qui existe déjà sous le même nom dans l’établissement cible n’est pas remplacé par la copie. C’est une protection, mais aussi une raison de plus de garder des noms rigoureusement identiques : « Thé vert boîte moyenne » et « Thé vert – boîte moyenne » font deux articles.

Comment garder le catalogue propre dans la durée ?

Un catalogue commun se dégrade vite si personne ne l’entretient. Quatre habitudes suffisent.

• Tout nouvel article naît dans l’établissement de référence, puis il est diffusé. Personne ne crée localement un article censé exister partout.
• Une revue mensuelle : doublons, articles sans vente, noms hors règle, codes-barres en conflit.
• Les exceptions locales sont écrites : un article vendu dans une seule boutique est normal, s’il est voulu.
• Le registre des prix est relu avec les responsables de boutique, pour que chacun sache ce qui a changé et pourquoi.

Ce travail sert aussi à l’ouverture d’un nouveau magasin : les étapes pour organiser la caisse d’un deuxième point de vente commencent par un catalogue propre. Dans une supérette, où les références se comptent par milliers, c’est ce qui fait la différence entre un catalogue commun et deux catalogues qui divergent.

Avec Caisse Mahali, comment partager catalogue et prix entre établissements ?

Caisse Mahali est une plateforme de caisse et de gestion pensée pour les commerces du Maroc. Voici ce qu’elle fait pour un catalogue commun, et ses limites.

• Publication entre établissements. Vous voyez et pilotez plusieurs établissements depuis un compte, et vous publiez des produits vers chacun, avec leurs variantes et leurs codes-barres. Le stock part de zéro et le prix copié devient local, modifiable par l’établissement ; une nouvelle publication n’écrase pas une copie existante. Limites : pas de transfert de stock entre établissements ; la gestion de plusieurs établissements relève de la formule Mahali Sinfonia, sur devis, avec jusqu’à 8 caisses par établissement.
• Variantes et codes-barres. Taille, couleur ou contenance d’un même article, chacune avec son stock ; on scanne les articles et on génère des codes internes pour ceux qui n’en ont pas.
• Catalogue de départ. L’établissement démarre avec un catalogue de 21 856 références classées en 458 rayons, avec prix indicatif, photo et, souvent, code-barres, que vous ajustez.
• Français et arabe. L’application est en français et en arabe, de droite à gauche comprise, et le ticket aussi.
• Suivi. Le chiffre du jour, la ventilation des ventes et les annulations se consultent à distance ; les droits se donnent par rôle, avec un PIN à 6 chiffres par employé.

Apportez votre liste d’articles et vos règles de prix : nous vous montrerons comment elles se diffusent d’un établissement à l’autre.