Bijouterie : suivre chaque pièce, de l’entrée en stock à la vente

En bijouterie, une pièce qui manque n’est pas une erreur d’arrondi : c’est une bague, une gourmette ou une parure entière, souvent d’une grande valeur, qui tient dans la paume de la main. Et deux pièces du même modèle ne sont jamais tout à fait identiques : poids, finition, pierres, longueur. Suivre son stock « à la quantité », comme une épicerie, ne suffit donc pas. La méthode consiste à donner à chaque pièce une identité, une étiquette et une place, puis à la suivre de la réception jusqu’au ticket. Ce guide la détaille. Pour l’ensemble des besoins du métier, voyez aussi notre page sur la caisse pour bijouterie.

Pourquoi une bijouterie ne peut-elle pas compter son stock à la quantité ?

Dire « il reste trois bagues solitaires » ne renseigne sur presque rien. Laquelle manque, si l’une disparaît ? Celle qui pesait lourd, celle dont la pierre était très claire, ou celle qu’un client avait demandé de mettre de côté ? En bijouterie, le prix suit la pièce, pas la famille : deux gourmettes du même modèle ne pèsent pas le même poids et ne se vendent pas au même prix.

Trois situations montrent la limite du comptage global :

• Le vol ou l’égarement. Si l’on ne connaît que des quantités, on sait qu’une pièce manque, mais pas laquelle, ni depuis quand.
• L’erreur de prix. Sans fiche par pièce, le vendeur annonce un prix de mémoire, et la négociation part d’un chiffre faux.
• Le mélange des stocks. Les bijoux confiés pour une réparation ou une mise à taille finissent parfois rangés avec les pièces à vendre, et un bijou de client peut partir en vitrine.

La règle qui en découle est simple : une pièce, une fiche, une étiquette, une place.

Quelle fiche d’identité donner à chaque pièce ?

La fiche se remplit à la réception, pas au moment de vendre. Elle réunit tout ce qu’il faut pour reconnaître la pièce sans la confondre avec sa voisine :

• une référence unique, portée par un code-barres, qui ne sera jamais réutilisée ;
• la désignation : le type (bague, bracelet, collier, boucles), le modèle et, s’il y en a, le nom de la collection ;
• le métal et son titre, tels que le poinçon les garantit ;
• le poids pesé à la réception, toujours dans les mêmes conditions ;
• les pierres, leur nature et leur nombre ;
• la taille ou la longueur : tour de doigt pour une bague, longueur pour une chaîne ;
• le fournisseur ou l’atelier, et la date d’entrée ;
• l’emplacement : quelle vitrine, quel plateau ;
• le prix de vente, décidé une fois, par le responsable.

Pièce unique ou modèle en série ?

Deux cas se présentent. La pièce unique (une bague ancienne, une parure travaillée) devient un article à elle seule, avec un stock d’une pièce et son propre code. Le modèle en série (une alliance classique, une chaîne standard) devient un article décliné par taille ou par longueur, chaque déclinaison avec son propre stock et son code. Dans les deux cas, on ne vend jamais « une bague » : on vend cette bague.

Comment étiqueter une pièce sans l’abîmer ?

Utilisez les petites étiquettes à boucle des bijoutiers, attachées à l’anneau ou au fermoir, avec d’un côté la référence et le code-barres, de l’autre, si vous le souhaitez, le prix. Le code doit être lisible au scanner malgré sa petite taille : testez-le à la réception, pas le jour de la vente.

Quand le fabricant n’a mis aucun code, générez un code interne par pièce. Notre guide des codes-barres et des codes internes explique comment les créer et les imprimer. Une étiquette arrachée se refait tout de suite, à partir de la fiche, jamais de mémoire.

Comment suivre une pièce de la réception jusqu’à la vente ?

Le parcours d’une pièce tient en cinq étapes, toujours les mêmes, quelle que soit sa valeur.

1. Réception. On contrôle le bon du fournisseur ou de l’atelier pièce par pièce, et on pèse chaque bijou.
2. Fiche et étiquette. On crée la fiche, on imprime l’étiquette, on la fixe.
3. Emplacement. La pièce rejoint une vitrine et un plateau précis, notés sur sa fiche.
4. Vente. Le vendeur scanne l’étiquette : c’est cette pièce, à ce prix, qui sort.
5. Sortie. Le stock de la pièce passe à zéro, et le client repart avec son ticket.

La routine de la vitrine

C’est entre la réception et la vente que les pièces se perdent. Trois gestes quotidiens ferment cette porte :

• à l’ouverture, on sort les plateaux du coffre et on les compte contre la liste du stock ;
• pendant la journée, on ne présente qu’un plateau à la fois, compté quand il sort et quand il revient ;
• à la fermeture, on recompte avant de tout remettre au coffre. Un écart se traite le soir même, tant que la journée est encore fraîche.

Une ou deux fois par an, faites en plus un inventaire complet, pièce par pièce, en scannant chaque étiquette. Le guide de l’inventaire sans fermer la boutique montre comment l’organiser vitrine par vitrine.

Comment encaisser une pièce de valeur dans les règles ?

Une parure ou un bracelet lourd dépasse vite le seuil des espèces. Le Code général des impôts (article 193) fixe un seuil : à partir de 20 000 DH, une opération réglée en espèces expose à une amende de 6 %. Dès ce seuil, le client règle donc par carte, par chèque ou par virement. Notre guide sur la règle des 20 000 DH détaille ce qu’elle change au comptoir.

Deux autres points méritent une règle écrite, connue de toute l’équipe :

• La négociation. Le marchandage fait partie du métier, mais il doit avoir un cadre : jusqu’où le vendeur peut aller seul, et à partir de quand le responsable décide.
• Le paiement en plusieurs fois. Il se trace sur la fiche du client, avec chaque règlement et le reste à payer, jamais sur un bout de papier glissé dans le tiroir.

Que faire des réparations, des commandes et de l’or racheté ?

Ces bijoux passent entre vos mains sans faire partie du stock à vendre. Tenez-les à part, dans un registre dédié : un numéro de dépôt, la description, le poids, le nom du client et la date promise. Rangez-les dans un compartiment séparé du coffre. L’or racheté aux clients suit la même logique : un registre à part, jamais mélangé au stock de vente, jusqu’à son départ à la fonte ou sa transformation.

Avec Caisse Mahali, comment suivre chaque pièce d’une bijouterie ?

Caisse Mahali est une plateforme de caisse et de gestion ; en bijouterie, elle sert la méthode décrite plus haut.

• Codes-barres. On scanne l’étiquette de chaque pièce, et la plateforme génère des codes internes pour celles qui n’en ont pas.
• Déclinaisons. Un modèle en série se décline en taille, chaque déclinaison avec son propre stock.
• Stock et inventaire. Chaque vente déduit le stock, avec les mouvements, les ajustements, une synthèse et un rapport . Après le comptage, l’écart se saisit en plus ou en moins avec son motif, et chaque mouvement reste dans l’historique de l’article. L’arrivage s’enregistre dans le stock par une entrée de réapprovisionnement, avec une note.
• Encaissement. On encaisse en espèces, par carte ou selon un autre mode ; le terminal de paiement n’est pas relié à la caisse, sa référence est saisie à la main. La caisse refuse un encaissement en espèces de 20 000 DH ou plus. Les chèques et les effets se suivent avec leur échéance.
• Clients. Les fiches clients gardent l’historique d’achats et le total dépensé ; la vente à crédit, avec règlement partiel et plafond par client, exige la connexion.
• Contrôle. Une remise au-delà du plafond, 10 % par défaut, exige le code du responsable ; annuler une vente demande une autorisation, et le stock est restitué. Chaque employé se connecte avec son PIN à 6 chiffres et ses droits.
• Appareils. La caisse fonctionne sur Android, sur Windows et dans un navigateur ; les terminaux fournis par Caisse Mahali tournent sur CM-POS OS et CM-POS Android, et démarrent directement sur la caisse. L’application et le ticket sont en français et en arabe.
• Support. On parle à une personne depuis la caisse, et la formation se fait en darija, en arabe ou en français.

Une limite à connaître : le prix de chaque pièce est celui de sa fiche ; la caisse ne le calcule pas d’après le poids ni le cours de l’or.

Commencez par une seule vitrine : fiches, étiquettes, comptage du soir. Quand l’équipe a pris le pli, étendez la règle à tout le magasin.