عرض السعر والفاتورة والإشعار الدائن: السلسلة الكاملة لمحل يبيع للمهنيين

محل للخردوات يجهّز ورشة بناء، ووراقة تزوّد مدرسة، وممون حفلات يوصل الطعام لشركة: بمجرد أن يبيع المحل للمهنيين، لم تعد التذكرة كافية. يطلب الزبون عرض سعر، ثم فاتورة باسمه، وأحيانًا إشعارًا دائنًا حين يُرجَع جزء من السلعة. وحين تُمسك هذه الوثائق في برنامج كتابة أو جدول، فإنها تضيع وتُعاد كتابتها ثم تتناقض في النهاية. يصف هذا الدليل السلسلة الكاملة بالترتيب، مع القواعد التي تجنّبك النزاعات والمفاجآت عند المراقبة. وهو جزء من دليلنا حول تذكرة الصندوق والضريبة على القيمة المضافة والفواتير في المغرب.

ما الوثائق التي تتكون منها السلسلة، وبأي ترتيب؟

البيع للمهني يسلك تقريبًا دائمًا الطريق نفسه. لكل وثيقة دور محدد، ولا تعوّض إحداها الأخرى:

1. عرض السعر يقترح ثمنًا. ولا يُلزم الزبون إلا إذا قبله، ويستحسن أن يكون القبول مكتوبًا (عبارة «موافق عليه»، وتوقيع، وختم).
2. الفاتورة الأولية، وهي اختيارية، تنفع حين يجب على الزبون أن يؤدي مسبقًا أو أن يصادق على النفقة داخليًا. ليست لها قيمة محاسبية.
3. وصل التسليم، وهو اختياري أيضًا، يثبت أن السلعة سُلّمت. وحين يوقّعه الزبون فإنه يحسم مسبقًا كثيرًا من الاعتراضات.
4. الفاتورة تثبت البيع. وهي الوثيقة الضريبية: بها تنشأ الضريبة الواجب دفعها والمبلغ الذي يدين لك به الزبون.
5. الأداءات تسوّي الفاتورة، دفعة واحدة أو على دفعات.
6. الإشعار الدائن يصحّح فاتورة سبق إصدارها، كليًا أو جزئيًا.

من الأخطاء الشائعة الانتقال من وثيقة إلى أخرى بإعادة كتابة كل شيء. كل إعادة كتابة فرصة لتغيير ثمن أو نسيان سطر أو تطبيق نسبة ضريبة خاطئة. والمبدأ الصحيح عكس ذلك: كل وثيقة تولد من سابقتها وتحتفظ بأثرها.

ماذا يجب أن يتضمن عرض السعر لتجنّب النزاع؟

عرض السعر الغامض يصنع نزاعًا عند الفاتورة. أما العرض الجيد فيجيب مسبقًا عن الأسئلة التي سيطرحها الزبون لاحقًا:

• الطرفان: اسمك التجاري ومعرّفاتك، واسم الزبون وعنوانه؛
• كل سطر: بيان دقيق، والكمية، والثمن الوحدوي دون احتساب الرسوم، ونسبة الضريبة؛
• المجاميع: دون احتساب الرسوم، والضريبة حسب النسبة، والمجموع شامل الرسوم؛
• مدة الصلاحية: بعدها يمكن أن تتغير الأثمنة؛
• أجل التسليم وشروط الأداء: التسبيق، وتاريخ الاستحقاق، وطريقة الأداء.

عرض السعر المقبول التزام عليك أنت أيضًا. إذا تغيرت أثمنة مورديك قبل القبول، فأصدر عرضًا جديدًا بدل تصحيح القديم باليد.

كيف تنتقل من عرض السعر إلى الفاتورة دون إعادة كتابة؟

حين يقبل الزبون، يجب أن تأخذ الفاتورة بالضبط عرض السعر المقبول: الأسطر نفسها، والأثمنة نفسها، والنسب نفسها. وإذا تغيّر الطلب في الأثناء فهناك حلّان سليمان: تحديث العرض وطلب قبوله من جديد، أو فوترة ما سُلّم فعلًا مع إخبار الزبون بذلك.

قاعدتان تحميان رقم معاملاتك. أولًا، عرض السعر لا ينتهي إلا إلى فاتورة واحدة: فوترته مرتين، مرة بفاتورة أولية ومرة بفاتورة معادة الكتابة، خطأ أكثر شيوعًا مما يُظن. ثانيًا، التسليم على دفعات يُفوتر إما تسليمًا بعد تسليم، وإما بفاتورة واحدة تجمع وصولات التسليم، لكن ليس بالطريقتين معًا.

وتخص هذه السلسلة محل الإلكترونيات الذي يجهّز المكاتب، كما تخص الوراقة التي توصل اللوازم المدرسية والمكتبية.

ماذا يجب أن تحمل الفاتورة الموجهة إلى مهني؟

تحدد المادة ⁦145⁩ من المدونة العامة للضرائب بيانات الفواتير: هوية البائع، والتعريف الضريبي، والرسم المهني، والتعريف الموحد للمقاولة (ICE)، والتاريخ، والبيان، والكميات، والأثمنة، ومبلغ الضريبة، وترقيمًا مأخوذًا من سلسلة متصلة. وحين تبيع لمهني، أثبت أيضًا هويته الكاملة وتعريفه الموحد للمقاولة (ICE): بدونهما لا يستطيع زبونك تبرير المصروف ولا خصم الضريبة، وسيطلب منك إعادة الفاتورة. والنصوص منشورة في موقع المديرية العامة للضرائب.

وفكّر أيضًا في آجال الأداء. يحدد القانون ⁦69-21⁩، في غياب اتفاق، أجلًا من ⁦60⁩ يومًا ابتداءً من تاريخ إصدار الفاتورة، ويمكن لاتفاق مكتوب أن يمدده دون أن يتجاوز ⁦120⁩ يومًا. كتابة تاريخ الاستحقاق على الفاتورة تُغني عن النقاش. أما الاختيار بين التذكرة والفاتورة حين يؤدي الزبون في الكاونتر فيعالجه دليل التذكرة أم الفاتورة للزبون المهني.

كيف تصحّح فاتورة سبق إصدارها؟

الفاتورة الصادرة لا تُعدَّل ولا تُحذف. حتى في حالة الخطأ، تبقى في السلسلة برقمها. وتُصحَّح بإشعار دائن، أي وثيقة تحيل على الفاتورة الأصلية وتلغي كلها أو جزءًا منها. ثلاث حالات تتكرر كثيرًا:

• إرجاع السلعة: يخص الإشعار الدائن السلع المرجعة؛
• تخفيض يُمنح بعد البيع: يخص الإشعار مبلغ التخفيض؛
• خطأ في الثمن أو النسبة: إشعار دائن كلي يلغي الفاتورة، ثم تصدر فاتورة جديدة صحيحة.

والإشعار الدائن يخفّض أيضًا الضريبة المستحقة عليك: فهو يُطرح من المبيعات، نسبةً بنسبة، في الفترة التي صدر فيها.

كيف ترقّم عروض الأسعار والفواتير والإشعارات الدائنة؟

لكل نوع من الوثائق سلسلته الخاصة المتصلة: عروض الأسعار من جهة، والفواتير من جهة، والإشعارات الدائنة على حدة. خلط الأنواع الثلاثة في سلسلة واحدة يجعل التمييز بين الفجوات مستحيلًا. وأسباب السلسلة التي لا فجوة فيها مفصّلة في دليل الترقيم المتسلسل للتذاكر، وهي أوجب في الفواتير التي يستهدفها النص الضريبي مباشرة.

عادة واحدة تبسّط كل شيء: اشتغل بمسودة ما دامت الوثيقة غير نهائية. لا يُعطى الرقم إلا عند الإصدار. وهكذا لا يستهلك مشروع فاتورة متروك أي رقم، ولا يترك أي فجوة.

كيف تتابع ما بقي للتحصيل؟

السلسلة لا تتوقف عند الفاتورة. لكل زبون مهني، يجب أن تعرف في كل لحظة ما فُوتر، وما أُدّي، وما يقترب أجله. سجّل كل أداء، ولو جزئيًا، على الفاتورة التي يسوّيها. ورتّب الشيكات والكمبيالات المتوصل بها مع تاريخ استحقاقها. وذكّر الزبون قبل الأجل، ثم على فترات منتظمة، بدل تذكير واحد حين تنقص السيولة. وتجد الطريقة مفصّلة في دليل تذكير الزبناء بالفواتير غير المؤداة بالبريد الإلكتروني. وتبيّن صفحة التسيير التجاري في المغرب كيف تلتقي المبيعات والفواتير والأداءات.

مع كاشير مهالي، كيف تُمسك سلسلة عرض السعر والفاتورة والإشعار الدائن؟

كاشير مهالي منصة للصندوق والتسيير: فوترة الزبناء المهنيين تتم في المكان نفسه الذي تُسجَّل فيه مبيعات الكاونتر، وهي مشمولة في الاشتراك.

• عروض الأسعار والفواتير والإشعارات الدائنة. وثائق مرقّمة بصيغة PDF بالفرنسية أو العربية؛ يتحول عرض السعر إلى فاتورة دون إعادة كتابة، وتتلقى الفاتورة إشعارًا دائنًا. والفوترة الاحترافية ضمن الاشتراك. حدّ يجب معرفته: تُعدّ هذه الوثائق مع الاتصال بالإنترنت.
• اطلاع الزبون. يفتح الزبون فاتورته أو كشفه عبر رابط آمن، دون إنشاء حساب.
• التذكيرات. تذكيرات يدوية، وتذكيرات تلقائية بالبريد الإلكتروني حسب مراحل، ولا تُرسَل التذكيرات التلقائية إلا بالبريد الإلكتروني.
• الشيكات والكمبيالات. محفظة للشيكات والكمبيالات، مع حالتها وآجالها.
• المحاسبة. قيود المبيعات والأداءات تُصدَّر في جدول، وفق المخطط المحاسبي المغربي، للمحاسب.
• ضريبة مبيعات الكاونتر. بالنسبة للمبيعات المحصَّلة في الصندوق، يعطي تقرير الضريبة أساس التصريح: المبيعات ناقص الأرصدة الدائنة، حسب النسبة.

أثناء العرض التوضيحي، اطلب أن تتبع ملفًا واحدًا من البداية إلى النهاية: عرض سعر، ثم فاتورته، ثم إشعارًا دائنًا جزئيًا.