كيف تتابع شيكات الزبناء وكمبيالاتهم دون أن يضيع منك أي أجل

في المحل الذي يبيع للمهنيين، لا يصل جزء كبير من المال نقدًا، ولا يكفي أن تضبط تذكرة الكاشير والضريبة والفواتير: يجب أيضًا أن تتابع ما بقي للتحصيل. مطعم يؤدي ثمن ما يُسلَّم له بشيك، وشركة تؤدي طلبيتها بكمبيالة لأجل، وزبون وفي يترك شيكًا مؤرخًا بآخر الشهر. كثيرًا ما تنتهي هذه الأوراق في ظرف داخل الدرج. وما دامت الأمور تسير بخير فلا أحد يفكر فيها؛ لكن يوم يعود شيك دون أداء، تكتشف أنك واصلت البيع للزبون نفسه لأسابيع. والحل ثلاث أدوات: بطاقة لكل ورقة، وحالة محيّنة دائمًا، وعادة ثابتة لتتبع الآجال.

الشيك أم الكمبيالة: ما الذي يتغير بالنسبة للتاجر؟

كلاهما وسيلة للأداء دون نقد، لكنهما لا يخضعان للقواعد نفسها، ولا يحتاجان إلى المتابعة نفسها.

الشيك يؤدى بمجرد الاطلاع. ومدونة التجارة واضحة في ذلك: الشيك الذي يُقدَّم قبل التاريخ المكتوب عليه يؤدى يوم تقديمه. فالشيك «المؤجل» ليس أجلًا يحميه القانون، بل هو اتفاق ثقة بينك وبين زبونك. وتحدد المدونة نفسها أجلًا لتقديم الشيك، هو عشرون يومًا للشيك الصادر والمؤدى في المغرب: فالشيك الذي ينام في الدرج ليس مالًا، ويفقد من قوته مع مرور الوقت.

أما الكمبيالة، وغالبًا ما تكون كمبيالة موحدة يعرفها البنك، فهي مصممة للأجل. تحمل تاريخ أداء متفقًا عليه والحساب البنكي للزبون. تسلمها لبنكك قبل الأجل، فيقدمها إلى بنك الزبون في الوقت المناسب.

ماذا تتحقق منه قبل قبول شيك؟

في كاونتر جزارة تزود المطاعم كما عند تاجر الجملة، ثوانٍ قليلة من المراقبة تجنبك أسابيع من المطالبة. انظر إلى الشيك قبل أن يغادر الزبون:

1. المبلغ بالأرقام وبالحروف يقولان الشيء نفسه.
2. التاريخ مكتوب، وكذلك المكان.
3. المستفيد هو محلك، مكتوب بخط واضح.
4. التوقيع موجود، ولا شطب ولا كتابة فوق كتابة في الشيك.
5. الساحب هو زبونك فعلًا. أما شيك شخص آخر يُسلَّم «من طرف» فلان فهو خطر إضافي: دوّنه أو ارفضه.

لكل ورقة تقبلها افتح بطاقة: الزبون، والساحب إن كان مختلفًا، والبنك، والرقم، والمبلغ، وتاريخ الإصدار، والأجل، وما تؤديه الورقة، أي فاتورة محددة أو جزء من دين الزبون. ودون هذه النقطة الأخيرة يصبح من المستحيل ربط الشيك المرفوض بما بقي في ذمة الزبون.

ما الحالات التي تتابعها، من الدرج إلى البنك؟

المحفظة المنظمة تُقرأ بنظرة واحدة، لأن كل ورقة فيها تحمل حالة واحدة فقط.

• في المحفظة: استُلمت ولم تودع بعد.
• مودعة في البنك: سُلّمت مع جدول إيداع مؤرخ.
• محصّلة: ظهر المال في كشف الحساب البنكي، وليس قبل ذلك.
• غير مؤداة: رفضها البنك، فعاد المبلغ دينًا على الزبون.
• ملغاة: أعيدت إلى الزبون قبل الإيداع، لأنه أدى بطريقة أخرى مثلًا.

والقاعدة الذهبية: لا تكون الورقة «محصّلة» إلا حين تظهر في الكشف. أما وضعها في خانة المحصَّل يوم الإيداع فيحرمك من الإشارة الوحيدة التي تنبهك إلى عدم الأداء.

كيف تتابع آجال الشيكات والكمبيالات كل أسبوع؟

اختر يومًا ثابتًا، واتبع دائمًا الخطوات نفسها.

1. رتّب المحفظة حسب الأجل.
2. أودع في البنك كل الشيكات التي حل تاريخها، مع جدول إيداع، ثم انقلها إلى حالة «مودعة».
3. سلّم الكمبيالات التي يقترب أجلها، مع احترام المهلة التي يطلبها بنكك.
4. راجع كشف البنك: كل ورقة تظهر فيه تصبح «محصّلة»، وكل رفض يصبح «غير مؤداة».
5. انظر إلى ما بقي: الورقة المودعة منذ مدة طويلة تستحق اتصالًا بالبنك.

ماذا تفعل حين يعود شيك أو كمبيالة دون أداء؟

عدم الأداء ليس قدرًا محتومًا، بشرط أن تتحرك بسرعة وبالترتيب.

1. ضع الورقة في حالة «غير مؤداة» مع السبب الذي ذكره البنك: رصيد غير كافٍ، أو توقيع غير مطابق، أو حساب مغلق.
2. أعِد المبلغ دينًا على حساب الزبون أو على الفاتورة المعنية. فالورقة المرفوضة التي لا تعود إلى الدين ورقة منسية.
3. احتفظ بوثيقة الرفض التي سلمها البنك: إنها الدليل على المشكل إن اضطررت إلى المتابعة.
4. اتصل بالزبون دون انتظار، واقترح عليه التسوية. وإن أراد الأداء نقدًا، فتذكر أن قاعدة الأداء نقدًا ابتداءً من ⁦20 000⁩ درهم تنطبق على هذه التسوية أيضًا.
5. أوقف البيع بالدين لهذا الزبون حتى تُسوّى وضعيته. فالبيع من جديد لزبون لم يؤدِّ يضاعف الخطر.

إصدار شيك دون رصيد فعل يعاقب عليه القانون. وإن لم يسوِّ الزبون وضعيته، فسيدلك بنكك أو محامٍ على الخطوة الموالية، وستكون البطاقة ووثيقة الرفض أهم ما تملك.

وأخيرًا تدخل الشيكات والكمبيالات في المحاسبة: تظهر في أداءات الشهر ما دامت في انتظار التحصيل. ويشرح دليل تحضير المبيعات والأداءات للمحاسب طريقة تسليمها.

مع كاشير مهالي، كيف تُمسك المحفظة؟

كاشير مهالي منصة للكاشير والتسيير: يُربط الشيك فيها بما يؤديه، أي دين الزبون أو فاتورة، منذ تسجيله. وتعرض صفحة التسيير التجاري للمحل في المغرب مجموع الوثائق.

• الشيكات والكمبيالات. تتابع محفظة الشيكات كل شيك وحالته وأجله: في المحفظة، أو مودع، أو محصّل، أو غير مؤدى، أو ملغى، مع لائحة مرتبة حسب الأجل. ولا يُسجَّل شيك غير مؤدى دون سبب، ويعود مبلغه دينًا على الحساب أو الفاتورة التي كان يؤديها. أما الكمبيالة فتُسجَّل أداءً لفاتورة، ومرجعها وأجلها إلزاميان؛ ويبقى تتبعها في البنك بالعادة الأسبوعية التي شرحناها أعلاه.
• البيع بالدين. البيع بالدين، والكشف، والأداء الجزئي، وسقف لكل زبون: يمنعك السقف من الاستمرار في البيع فوق ما قررته. والبيع بالدين يتطلب الاتصال بالإنترنت.
• التذكيرات. تذكيرات يدوية، وتذكيرات تلقائية بالبريد الإلكتروني حسب مراحل. والتذكيرات التلقائية تُرسل بالبريد الإلكتروني فقط.
• رابط الاطلاع. يفتح الزبون فاتورته أو كشفه عبر رابط آمن، دون إنشاء حساب.
• التصدير المحاسبي. قيود المبيعات والأداءات مصدَّرة في جدول، وفق المخطط المحاسبي المغربي، للمحاسب.

خلال العرض التوضيحي، اطلب أن تتابع شيكًا من المحفظة حتى رفضه: سترى أين يعود الدين.