Préparer les chiffres pour son comptable : exporter ventes et règlements chaque mois

Fin de mois : le comptable appelle et demande « les chiffres ». Commence alors la chasse aux papiers : un sac de tickets, les factures du cahier, les bordereaux de remise de chèques, les relevés de la banque. Chaque mois, les mêmes heures perdues, et chaque mois le risque d’un oubli qui fausse la TVA. Il existe une façon plus simple : remettre au comptable, à date fixe, un dossier court, toujours construit de la même manière, où les ventes et les règlements sont séparés, rapprochés et exportés en fichier. Ce guide prolonge le guide du ticket de caisse et de la TVA au Maroc, qui explique ce que la caisse enregistre à chaque vente ; ici, on s’occupe de ce qui en sort une fois le mois terminé.

Que demande vraiment votre comptable chaque mois ?

Un comptable ne veut pas « tout ». Il veut des pièces qui se recoupent, pour passer les écritures et préparer la déclaration de TVA sans vous rappeler dix fois. Pour un commerce qui vend au comptoir et facture aussi quelques clients professionnels, le dossier mensuel tient en six pièces.

La dernière pièce ne sort pas de la caisse : ce sont vos factures d’achat, votre loyer, vos frais. Rangez-les dans la même chemise, le même jour. Un dossier incomplet est un dossier qui revient, et un dossier qui revient est une semaine de retard pour la déclaration.

Pourquoi séparer les ventes et les règlements ?

Vendre et encaisser sont deux événements distincts, qui ne tombent pas forcément le même jour. Au comptoir, ils se confondent : le client paie et repart. Mais dès que vous faites crédit, que vous facturez un professionnel à échéance ou que vous acceptez un chèque daté du mois suivant, la vente et l’argent se décalent.

Le comptable les enregistre donc dans deux journaux. Le journal des ventes constate ce que vous avez vendu : le montant hors taxes par taux, la TVA collectée et ce que le client vous doit. Le journal des règlements constate l’argent reçu, mode par mode : espèces en caisse, carte ou virement en banque, chèque ou effet en attente d’encaissement. Entre les deux, le compte du client fait le lien : il monte à la vente, il redescend au règlement. Un client dont le compte ne redescend pas est un client qui n’a pas payé.

Cette séparation compte aussi pour la TVA. Au Maroc, la TVA est en principe due à l’encaissement, sauf pour le commerce qui a opté pour le régime des débits (Code général des impôts, article 95). La date du règlement pèse donc autant que la date de la vente, et votre comptable doit connaître les deux. Si vous lui remettez un seul chiffre, « la recette du mois », il doit reconstituer cette séparation à partir de vos relevés bancaires et de vos souvenirs. C’est lent, et c’est là que naissent les erreurs.

Comment exporter ses ventes pour son comptable, étape par étape ?

La méthode tient en cinq étapes, toujours dans le même ordre. Choisissez une date fixe, par exemple le deuxième jour ouvré du mois, et tenez-vous-y.

1. Fermer la période. Toutes les journées du mois sont clôturées, et chaque écart de caisse est noté avec son explication. Un export tiré avant la dernière clôture sera faux dès le lendemain.
2. Contrôler la numérotation. Les tickets et les factures se suivent sans trou. Une facture erronée ne se supprime pas et ne se corrige pas : on émet un avoir, puis une nouvelle facture, et le comptable doit retrouver les trois documents. Le guide sur la numérotation continue des tickets explique pourquoi ce fil ne doit jamais casser.
3. Vérifier la TVA par taux. Comparez les sous-totaux par taux à ceux du mois précédent. Un taux qui disparaît ou qui double sans raison signale souvent un article mal paramétré. La méthode pour préparer sa déclaration de TVA à partir de ses ventes détaille ce contrôle.
4. Exporter les ventes et les règlements sur la même période. Même date de début, même date de fin, pour les deux fichiers. Un décalage d’un seul jour crée un écart que le comptable passera du temps à chercher.
5. Rapprocher, puis envoyer. Les espèces déposées doivent se retrouver sur le relevé bancaire, les paiements par carte aussi, commission de la banque déduite. Envoyez ensuite le dossier complet, avec un nom de fichier qui dit la période.

Quelles erreurs font perdre du temps au comptable ?

Certaines erreurs reviennent chez presque tous les commerçants. Elles ne relèvent pas de la fraude, mais elles coûtent des heures de recherche et, parfois, une TVA mal calculée.

• Compter un dépôt d’espèces comme une vente. L’argent déposé en banque est un mouvement entre votre caisse et votre compte, pas un chiffre d’affaires. Compté deux fois, il gonfle la TVA.
• Corriger une facture au lieu d’émettre un avoir. La facture modifiée ne correspond plus à celle que le client a reçue, et la numérotation perd son sens.
• Confondre réception et encaissement d’un chèque. Un chèque reçu n’est pas encore de l’argent en banque : tant qu’il n’est pas encaissé, il reste « à encaisser ». Le guide pour suivre les chèques et les effets clients détaille ce portefeuille.
• Envoyer des ventes sans ventilation de TVA. Dans une épicerie ou une supérette, tous les produits ne portent pas le même taux. Un total global oblige le comptable à reconstituer les taux article par article.
• Retaper les chiffres à la main. Chaque ressaisie est une occasion d’erreur. Un fichier exporté se relit et se contrôle ; il ne se recopie pas.

Combien de temps garder les pièces, et sous quelle forme ?

Le Code général des impôts impose de conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant dix ans (article 211). Le texte est consultable sur le site de la Direction générale des impôts. Gardez les deux formes : le fichier exporté, et les documents qui le justifient, c’est-à-dire les factures, les avoirs, les bordereaux de remise et les relevés bancaires.

Classez-les par mois, dans un dossier dont le nom dit la période. Le jour où votre comptable, ou un contrôleur, demande un mois précis, vous le retrouvez entier, sans fouiller dans un sac de tickets.

Avec Caisse Mahali, que remettez-vous au comptable ?

Caisse Mahali est une plateforme de caisse et de gestion : la vente, la facture et le règlement y sont enregistrés au même endroit, comme le montre la page consacrée à la gestion commerciale d’un commerce au Maroc. Le dossier du mois se prépare donc à partir de données déjà rangées, sans ressaisie.

• Export comptable. Les écritures de ventes et de règlements s’exportent en tableur, selon le plan comptable marocain, pour votre comptable : chaque facture et chaque avoir avec sa TVA par taux, chaque règlement avec son mode. Cet export porte sur les factures, les avoirs et leurs règlements ; les ventes au comptoir, elles, se retrouvent dans le rapport de TVA.
• Rapport de TVA. Il donne la base de la déclaration : les ventes moins les avoirs, par taux. Le taux de 0, 10 ou 20 % est fixé par article, figé à la vente et ventilé par taux sur le ticket.
• Devis, factures et avoirs. Ce sont des documents numérotés en PDF, en français ou en arabe ; un devis se convertit en facture, une facture reçoit un avoir. Ces documents se préparent en ligne, avec une connexion.
• Numérotation et clôture. Chaque ticket reçoit un numéro continu par établissement, sans trou. La clôture compare le montant déclaré au montant attendu et affiche l’écart.
• Chèques et effets. Le portefeuille de chèques suit le statut et l’échéance de chaque chèque : vous savez ce qui reste à encaisser à la fin du mois. Un règlement par effet s’enregistre avec sa référence et son échéance.
• Rapports. Le chiffre du jour, la ventilation des ventes et les annulations se consultent à distance.

Pendant la démonstration, demandez à voir l’export d’un mois d’exemple : c’est le fichier que votre comptable recevra.