Bon de commande fournisseur : de la commande à la réception en stock

Dans beaucoup de commerces, la commande part par un appel ou un message vocal au représentant du grossiste, et la livraison arrive quelques jours plus tard avec un bon de livraison que l’on signe sur le coin du comptoir. Personne ne sait plus exactement ce qui avait été commandé, à quel prix, ni si tout est arrivé. Le bon de commande fournisseur règle ce flou : c’est une trace écrite de ce que vous attendez, qui sert ensuite à contrôler la livraison, à mettre le stock à jour et à vérifier la facture. C’est l’un des gestes de base d’une gestion de stock tenue à jour : ce qui entre en réserve doit être aussi précis que ce qui sort en caisse.

Pourquoi écrire un bon de commande, même avec un fournisseur de confiance ?

La confiance n’empêche pas l’erreur. Le représentant note mal une quantité, le préparateur prend un format voisin, le prix a changé depuis la dernière fois : sans écrit, chacun de ces écarts devient une discussion de mémoire contre mémoire, et c’est en général le commerçant qui perd.

Un bon de commande répond à trois besoins distincts :

• Avant : il vous oblige à regarder le stock et les ventes avant de commander, au lieu de commander « comme d’habitude ».
• Pendant la livraison : il donne une référence pour compter ce qui arrive, ligne par ligne.
• Après : il permet de rapprocher la facture de ce qui était convenu, et de réclamer ce qui manque.

C’est aussi une question de rapport avec le fournisseur. Un commerçant qui contrôle ses livraisons est un client que l’on sert avec soin.

Que doit contenir un bon de commande utile ?

Pas besoin d’un document compliqué. Un bon de commande utile tient sur une page et porte cinq informations.

1. Le fournisseur et la date : qui livre, et quand la commande a été passée.
2. L’article, avec son unité d’achat : le carton, le sac, la bouteille ou le kilo. C’est celle qu’on oublie souvent, et elle est la source des erreurs de stock quand l’unité d’achat n’est pas celle de la vente. Le guide pour acheter au kilo et consommer au gramme détaille ce piège.
3. La quantité commandée, dans cette unité.
4. Le prix unitaire convenu, hors taxes ou toutes taxes, mais toujours le même d’un bon à l’autre.
5. Le total et les conditions : date de livraison attendue, mode de paiement, remarques (« livrer avant l’ouverture »).

Envoyez le bon au fournisseur par le moyen que vous utilisez déjà, et gardez-en une copie. Ce qui compte n’est pas le canal, mais l’existence d’une référence écrite, commune aux deux parties.

Comment fixer la bonne quantité à commander ?

Commander trop immobilise de l’argent et fabrique des périmés ; commander trop peu vide le rayon. La quantité juste se raisonne en quatre éléments : ce que vous vendez sur la période, le temps que met le fournisseur à livrer, une petite réserve de sécurité pour les jours imprévus, et ce que vous avez déjà en stock.

Deux réflexes complètent ce calcul. Arrondissez toujours à l’unité d’achat (le carton, le sac), jamais à l’unité vendue. Et regardez vos pertes avant de commander : un produit qui périme souvent se commande plus petit et plus souvent. Le guide sur les pertes, la casse et les périmés montre comment les relire chaque semaine.

Que vérifier à la réception, avant de ranger ?

La réception est le moment où l’erreur coûte le moins cher à corriger : le livreur est encore là. Une fois la marchandise rangée et le bon de livraison signé, la réclamation devient difficile. Contrôlez trois choses, dans cet ordre.

• Les quantités : comptez les colis, ouvrez-en au moins un par article, et comparez au bon de commande, pas au bon de livraison du fournisseur.
• L’état et les dates : cartons écrasés, froid rompu, dates trop courtes pour être vendues à temps.
• Les prix : comparez le prix du bon de livraison ou de la facture au prix convenu sur le bon de commande.

Un conseil qui évite bien des disputes : désignez une seule personne pour recevoir, et prévoyez un moment où elle n’est pas en caisse. Réceptionner entre deux clients, c’est signer sans compter.

Que faire quand la livraison ne correspond pas au bon ?

Les écarts sont fréquents et presque toujours de bonne foi. L’important est de les écrire tout de suite.

Si un article abîmé n’est découvert qu’après le départ du livreur, photographiez-le, prévenez le fournisseur le jour même, et sortez-le du stock comme une perte tant que l’avoir n’est pas obtenu.

Comment le bon de commande tient-il le stock à jour ?

La boucle complète tient en six étapes, et chacune s’appuie sur la précédente.

Le besoin part du stock et des ventes ; le bon de commande fixe l’attente ; la livraison est contrôlée contre ce bon ; la réception met le stock à jour ; la facture, enfin, est rapprochée du bon avant d’être payée. Quand une étape manque, l’erreur passe à la suivante : une réception non contrôlée fausse le stock, un stock faux fausse la commande suivante. Un magasin qui vend beaucoup de références, comme une supérette ou un supermarché, ne peut pas tenir cette boucle de mémoire.

Avec Caisse Mahali, comment se passent la commande et la réception ?

Caisse Mahali est une plateforme de caisse et de gestion pour les commerces du Maroc, et les achats font partie de sa gestion commerciale. Voici ce qu’elle fait, et où s’arrête chaque fonction.

• Fournisseurs et bons de commande. Dans la restauration et la boulangerie (restaurant, café-snack, boulangerie, fast-food, hôtel-riad), chaque fournisseur a sa fiche, et le gérant prépare un bon de commande pour ses matières premières, ligne par ligne, avec la quantité et le prix unitaire ; le total se calcule. Limite : le bon ne porte que des matières premières, dans leur unité de stock.
• Réception en stock. Valider la réception du bon alimente le stock des matières concernées, sans ressaisie, et met à jour leur coût, qui sert au calcul du coût matière. Limite : la réception reprend les quantités du bon, sans réception partielle. Contrôlez donc la livraison avant de la valider, et corrigez tout écart par un ajustement, qui reste tracé.
• Unités. Pour ces matières, la conversion des unités permet d’acheter au kilo et de consommer au gramme sans erreur de calcul.
• Marchandise revendue telle quelle. Pour une épicerie, une supérette ou une boutique, la plateforme ne gère pas de bon de commande : il se tient à part, et l’arrivage s’enregistre dans le stock par une entrée de réapprovisionnement, avec une note, et chaque déclinaison d’un article (taille, couleur, contenance) a son propre stock.
• Stock à jour. Chaque vente déduit ensuite le stock ; mouvements, ajustements, synthèse et rapport de stock sont consultables.

Pour juger sur pièce, demandez une démonstration avec l’un de vos vrais bons de livraison : on saisit l’arrivage comme vous le feriez, et vous regardez le stock bouger.